Controle de estoques

Controle de estoques

 

O controle de estoques tem como propósito, fornecer subsídios suficientes para, além do controle e conhecimento de seus estoques, que você também tenha condições de analisar e proporcionar um melhor desempenho econômico de sua empresa nas ações de movimentação e gestão de produtos, materiais, equipamentos e outros.

A administração dos estoques através do simples procedimento de controlar os itens e quantidades que entram e saem do depósito, já não é mais a principal razão de ser dos profissionais da área de estoques.

Em função disto, as modernas estratégias de administração de estoques são realizadas com um máximo de critérios que visam proporcionar ganhos financeiros para a empresa e não tão somente supri-los e controlá-los.

O objetivo da administração de estoques é girá-lo o mais rapidamente possível, sem perder vendas por faltas de estoques.

Comumente existem pontos de vista distintos quanto aos níveis apropriados de estoques sob a ótica das áreas de finanças, vendas, produção e compras. Cada uma destas áreas estabelece princípios diferentes de acordo com cada um de seus objetivos.

 

Na área financeira, manter os níveis de estoques nos níveis mínimos possíveis visa garantir que o dinheiro da empresa não esteja sendo mal aplicado em recursos excessivos e com isso, que falte dinheiro para suprir as necessidades do dia a dia.

 

Pela área de vendas manter níveis elevados de estoques de produtos finais, lhe assegura que todos os clientes possam ser atendidos rapidamente, evitando demora ou falta de atendimento causado pela inexistência de produto em estoque.

 

A área de produção preocupa-se em garantir seu programa de produção. Para isso, manter estoques elevados de matéria-prima evita atrasos na produção. Também tem propósitos de executar grandes lotes de produção para reduzir os custos unitários, o que resultaria em estoques elevados de produtos acabados.

 

A área de compras preocupa-se essencialmente com o estoque de matéria-prima exigida pela área de produção. Sem o controle adequado, poderá acabar adquirindo quantidades de recursos maiores do que os efetivamente necessários.

 

Analisando-se cada um destes princípios, podemos concluir sempre pela boa intenção de cada uma das áreas com relação aos níveis de estoques, mesmo assim, há que se estabelecer critérios e políticas para controle dos níveis máximos, não permitindo que os seus níveis elevem-se substancialmente, mas que garanta a flexibilidade operacional e comercial.

 

O principal argumento pelo absoluto controle dos níveis de estoques é o fato de que esta conta, via de regra, é a mais significativa na estrutura de capital de giro das empresas, portanto, deve ser administrada com muito critério. Observe a participação desta conta na análise do capital de giro, sendo que designamos capítulo específico para este tema.

 

Alguns outros argumentos – em se tratando de elevados níveis de estoques – são pela sua absoluta administração, considerando-se os seguintes fatores:

• Danificação e perdas pelo excessivo tempo e volume mantido em estoque;
• Obsolescência dos produtos;
• Perda por prazos de validade;
• Produtos de época;
• Tendências de moda e de consumo;
• Custos financeiros;
• Dificuldades em transformar estoque físico em dinheiro diante de necessidades emergenciais;
• Elevam-se os custos com a sua manutenção, nisso incluem-se: aluguel de grandes áreas para estocagem, ampliação dos recursos de estocagem, contratação de mão-de-obra acima da real necessidade.  

Diante destes argumentos necessitamos contar com a sua habilidade como administrador financeiro para conciliar todas as necessidades e riscos dos níveis de estoques, estabelecendo como principais metas:

• Minimização dos investimentos na conta estoques;
• Aumento do giro dos estoques mediante planejamento de produção e de vendas adequado ao perfil do mercado consumidor e ao potencial de vendas;
• Garantir a lucratividade geral nas vendas;
• Reduzir os custos de sua manutenção;
• Compatibilizar os prazos de compras com os prazos para giro e recebimento;
• Garantir a liquidez de suas vendas.

Eis algumas recomendações de Marco Aurélio P. Dias, autor do livro “Administração de Materiais”:

"Descobrir e dimensionar estratégias para reduzir (ou manter) níveis mínimos de estoques sem afetar o processo produtivo e sem o aumento dos custos é um dos maiores desafios aos gestores. A maioria das grandes empresas já não mais enfatizam o quanto e sim o quando".

 

"Possuir em estoque a quantidade correta no tempo incorreto não adianta e não resolve nada. A determinação dos prazos é o que importa. É necessário escolher o momento certo para a reposição."

 

"As fórmulas clássicas do (QUANTO?) e (QUANDO?) utilizadas pelo critério do lote econômico deixaram de ser aplicados, pois, para isso, eram necessários recursos financeiros permanentes e ilimitados e tenta definir os custos mínimos sem considerar o volume de recursos disponíveis."

 

Controle físico e financeiro dos estoques

 

Utilizar ferramentas e metodologias para controle físico e financeiro dos estoques é imprescindível para uma eficiente gestão de materiais. Todo um detalhamento quanto ao comportamento de consumo ou vendas, através de uma visualização analítica de sua movimentação ao longo de um determinado período de tempo (dias, semanas, meses ou anos), propiciará plenas possibilidades para a administrar a movimentação de cada item em estoque.

 

Também, através do controle financeiro, permite-nos conhecer o quanto cada item realiza de movimentação tanto física quanto financeira no período (1), (2) e (3), podendo inclusive estabelecer-se o custo médio unitário (4) mediante o conhecimento de seu fluxo e dos custos de aquisição (5) praticados. Este é o valor que deverá ser utilizado para efeitos de precificação e determinação dos custos de produção.

 

Se você dispõe de um sistema informatizado para o controle de seus estoques, é importante verificar se este oferece tais recursos para que possa consultá-lo permanentemente e dele tomar decisões estratégicas relevantes para estabelecer um bom desempenho econômico, através do planejamento do fluxo financeiro.

Não dispondo de nenhum tipo de sistema informatizado, poder-se-á aplicar outras ferramentas alternativas para controles, através de aplicativos eletrônicos (planilhas) ou através de formulários impressos realizando preenchimentos manuais. Naturalmente que, diante da diversidade de itens em estoques, quanto maiores forem suas diversidades, inviabilizam-se a utilização de controles manuais.

 

Diante da grande relevância destas informações, recomendamos que sua empresa – caso não a tenha – realize algum investimento em sistemas de controle de estoques. Também, para seu conforto e desenvolvimento, o SEBRAE oferece treinamentos técnicos sobre o assunto.

 

Curva ABC dos estoques

 

É um importante instrumento para identificação daqueles itens que justificam maior e menor atenção diante de sua importância, onde deverá ser dada especial atenção de acordo com a sua importância.

Para elaborar esta curva ABC basta listar todos os itens em estoques, cada qual com o os seus valores físicos e financeiros estabelecidos pelo custo médio e elencados em ordem decrescente pelo montante dos valores financeiros.

Giro dos estoques

 

O giro dos estoques é uma relação existente entre o consumo – num determinado período – e o estoque médio do produto. Ele é expresso no universo de unidades de tempo ou em vezes no período.

Fórmula

Ao encontrar este índice você saberá com que frequência ocorre o giro nos seus estoques. Quanto maior for esse índice, melhor, pois, indicará a quantidade de vezes no período com que ocorre o giro nos seus estoques.

Ao dividir o número de dias do período apurado (semanal ou mensal) por este índice você saberá quantos dias são necessários para girar todo o seu estoque. A partir daí, é importante realizar um comparativo entre este número de dias com o número de dias obtido como prazos médios para pagamento a fornecedores.

Qualquer diferença de dias que seja superior ao número de dias para pagamento, representa parte do período em que ocorre o financiamento de suas vendas aos clientes.
Estoques mínimos e máximos
Comumente ainda encontramos empresas aplicando a metodologia de cálculos dos níveis mínimos e máximos para os estoques de matérias primas destinadas a industrialização e de mercadorias para revenda, aplicando-se o critério do lote econômico, no entanto, nos tempos atuais, diante da escassez de recursos financeiros, esta prática é condenável, pois, tenta-se de definir os custos mínimos com estoques, sem considerar o volume de recursos disponíveis.
Na área da produção industrial e de serviços, métodos modernos determinam precisamente quais itens em suas quantidades exatas devem ser comprados para atender as demandas de produção considerando também outro fator muito importante que é o fluxo financeiro.
Já na área de revenda, conhecer detalhadamente o perfil dos consumidores, bem como, das evoluções e tendências do mercado, a ordem com que as mercadorias devem girar com a maior rapidez possível sendo que obrigatoriamente não devem restar saldos em estoques. Como um exemplo dessa situação, podemos citar os produtos de moda, onde, ao final de sua tendência/estação, os estoques já estejam zerados!